Все предприятия обязаны вести кассовую книгу и документацию, соответствующую приходно-расходным кассовым документам. Кассовая книга — это особый вид документов, который требует правильного оформления. Разберитесь, как это делается и к какой юрисдикции относится книга фондов.
1. Общие понятия
Кассовую книгу ведет только казначей (иногда это может делать кто-то вместо него). Информация записывается ежедневно и основывается на командах, как входящих, так и исходящих. Если входящих и исходящих операций не происходит, соответственно, книга даже не пополняется.
Каждый год записывается новая книга. Одной книги может не хватить на год. В этом случае допускается ведение второй книги. Документы хранятся отдельно по каждой организации. Даже если предприятие использует разные налоговые режимы.
Единственное исключение — обособленное подразделение, у которого есть своя книга учета фондов, так как оно ведет раздельную отчетность. Однако здесь есть короткие нюансы. Копии, полученные с листов фондовой книги, обязательно должны передаваться на место и находиться под контролем главного бухгалтера.
ВАЖНО: С 2014 г. у ИП есть абсолютно законное право не заполнять приходную и расходную кассовую документацию. Это означает, что они не обязаны вести книгу кассовых операций.
2. Разновидности кассовых книг
Основной формой считается КО-4. Ее заполняет лично казначей и правильно требует. Однако электронные формы (формы КО-4) становятся все более востребованными и популярными. Поэтому можно вести как рукописную книгу кассовых операций (форма КО-4), так и электронную
2. 1 Как заполняются бланки?
Известный и наиболее часто используемый вариант ведения кассовой книги — на бумаге. Этот метод также делится на два основных способа Вы можете либо купить готовую кассовую книгу и заполнить ее правильно от руки, либо написать книгу самостоятельно с помощью компьютера.
2. 2 Характеристики электронной книги
В данном случае дело хранится на компьютере. В этом случае используется программное обеспечение. В этом случае казначей должен хранить книгу на компьютере и распечатывать ее по своему усмотрению, чтобы не только просматривать ее, когда это необходимо, но и вносить исправления и правильно заполнять.
Печатная и электронная форма кассовой книги должны обязательно совпадать! Лист электронного формата содержит все требования формы КО-4.
Как ее хранить?
Вы можете хранить книгу в электронном формате двумя способами
Каждая форма на компьютере должна быть авторизована электронной подписью казначея. Для тех, кто не знает, что это такое, напоминаем. Электронная подпись — это первичная информация, прикрепленная к документу в электронном виде. Она используется для идентификации лица, подписавшего документ. Проверить, является ли подпись подлинной, можно только с помощью электронного ключа, выданного удостоверяющим центром.
Важно. После того как форма подписана электронной подписью, вносить в нее какие-либо изменения категорически запрещено!
О безопасности и подлинности электронных документов можно говорить только при соблюдении всех вышеперечисленных условий, и только в этом случае электронный документ может быть приравнен к печатному. КО-4 Ответственный за бизнес или компанию несет полную ответственность за то, что электронные формы ведутся.
3. Если допущены ошибки
Исправить неточности в электронной книге образцов, если они еще не были представлены в виде отчета, несложно, при условии, что неверные элементы будут удалены и добавлены новые. Однако перед внесением всех данных следует еще раз проверить их, поскольку это можно сделать строго до тех пор, пока форма КО-4 не будет заверена электронной подписью.
С книгами, которые являются законченными рукописями, дело обстоит сложнее. Допускать ошибки нежелательно. Однако все мы люди, и опечатки, неточности или другие погрешности в заполнении документа не делают его недействительным. Так что же делать, если ошибки действительно случаются? Оказывается, существует целый процесс их исправления.
Для этого, во-первых, нужно назвать ответственного бухгалтера или начальника. Во-вторых, следует назначить комиссию, которая будет следить за изменениями. Затем ошибочное распоряжение должно быть отозвано и составлено новое. Затем, на практике, можно вносить изменения в сам кэшбук. Можно использовать специальный метод исправления (порядок которого предусмотрен законом) — аккуратно удалить недостоверный пункт или текст. Укажите вверху правильные пункты и заверьте их подписями архиепископа и казначея. Рядом с подписью напишите: «исправлено» и поставьте дату.
Затем составляется записка казначея, в которой сообщается причина исправления, характер ошибки и подробности исправления. Справка заверяется начальником и главным бухгалтером.