Подборка наиболее важных документов по вопросу Оформление проездных билетов по командировкам, в том числе нормативно-правовые акты, формы, статьи, советы экспертов.
Бланк документа
Статьи, комментарии и ответы на вопросы
Статья: Налогообложение проезда будет оспаривать поездку на личном автомобиле путешественника на собственном автомобиле (Казаков Е.С.)? Иными словами, признаются ли расходы на проезд при отсутствии проездных документов или при их неправильном или неполном оформлении?
Регулятор.
Правовые ресурсы
117292, Москва, ул. Кржижановского, д. 6 (головной офис)
Командировочный путевой лист для грузового автомобиля – образец, оформление и правила использования
В 2023 году компания закрыла свои корпоративные директивы и больше не обновляет статьи о деловых поездках. Информация в тексте может быть неактуальной.
Компания может предоставить транспорт одному сотруднику для командировки в другой город. Законодательного запрета на это нет. Из статьи вы узнаете, как оформить такую командировку, что делать в случае аварии и какие документы нужно собрать для отчета.
Как оформить поездку
Все деловые поездки имеют общий этап подготовки, и командировки с использованием корпоративного автомобиля не являются исключением. Работодатели должны
1. выбрать подходящих сотрудников. 2. получить письменное согласие, если это требуется по закону
3. предоставить сотрудникам аванс на оплату суточных и проживания. Почтовые расходы для сотрудников не взимаются, если только они не являются водителем при поездке на корпоративном автомобиле.
Особенности корпоративного автомобиля связаны с расчетом его продолжительности и дополнительной сопроводительной документацией.
Во-первых, необходимо четко указать, что поездка осуществляется на корпоративном автомобиле. Хотя это и не является обязательным требованием, нет необходимости оформлять отдельное поручение на предоставление транспорта сотруднику в качестве причины для поездки. Кроме того, так проще собрать всю документацию для предварительного отчета.
Во-вторых, стоит отметить, что согласно п. 7(2) Положения о командировках, фактическая продолжительность командировки при поездке на корпоративном автомобиле не является билетом. Командировочный работник должен заранее подготовить этот документ, чтобы сотрудник принимающей стороны или ответственное лицо могли отметить его прибытие и убытие. Памятка заменяет командировочное удостоверение, которое не нужно оформлять. Строгих требований к оформлению памятки нет — она имеет свободную форму.
Памятки принимающей стороны — это не обязательное требование, а рекомендация, призванная облегчить подтверждение фактического хода деловой поездки.
В-третьих, при планировании продолжительности деловой поездки следует учитывать характеристики рабочего времени и времени отдыха водителя автомобиля, утвержденные приказом Минтранса, а согласно документу — время отдыха водителя автомобиля, утвержденное приказом Минтранса. Водитель может управлять корпоративным автомобилем не более 9-10 часов в день (статья 10) и не более 4 часов 30 минут непрерывно с перерывом на отдых не менее 45 минут (статья 13).
Иногда работодатели забывают об этом правиле и нарушают трудовые права своих водителей. Сознательные же руководители первыми установили ограничения на поездки на служебном автомобиле в правилах служебных поездок. Например, не более 300-400 километров за поездку, за исключением служебных командировок.
Состояние вождения и отдыха автоматически фиксируется тахографом. Их обязательно нужно устанавливать на грузовые автомобили и автобусы в соответствии с приложением 2 к приказу Минтранса России от 28. 10. 2020 г. № 440. Использование маршрутных билетов. В них водители отмечают время стоянок и километраж. Если водитель везет сотрудника к месту командировки или на весь путь следования, если у сотрудника есть доступ к корпоративному автомобилю на таких условиях, может быть оформлен маршрутный билет.
Как подтвердить расходы компании на транспорт
Использование корпоративного автомобиля для служебных поездок подтверждается записями и талонами, маршрутными листами, чеками на ГСМ и другой документацией в соответствии с пунктом 7 правил № 749. 749.
Путевые листы. Это обязательный документ для корпоративных автомобилей, используемых для служебных поездок в соответствии со статьей 6(2) закона №. 259-ФЗ от 11 августа 2007 г. При отсутствии путевого листа инспектор ГИБДД имеет право наложить на водителя штраф в размере 500 рублей в соответствии со статьей 12.3 КоАП РФ. Налоговые инспекции также не признают обоснованными расходы на корпоративные автомобили, ГСМ во время поездок.
Путевой лист запрашивается трудовым инспектором при проверке для проверки трудовых и других водителей. В них заинтересован и Ространснадзор (Югадн Межрегиональный).
В 2022 году формы транспортной карты не будет. Каждая организация разрабатывает и утверждает свой формат с учетом обязательных требований согласно приказу Минтранса России от 11.09. 2020 г.368. 3 Может использоваться как основа и заполняться необходимыми графами.
Маршрутный лист. Используется только в том случае, если это предусмотрено учетной политикой компании. Он подтверждает, что корпоративный автомобиль используется в служебных, а не личных целях. Расходы на ГСМ нельзя учитывать только на основании маршрутов. Однако этот документ можно использовать для обоснования использования автомобиля для служебных поездок, при этом фактическое время, затраченное на командировки, должно быть оплачено ежедневно. Каждая организация самостоятельно определяет формат табеля.
Проверка горюче-смазочных материалов. Многие компании выдают корпоративные топливные карты водителям, которые используют их для оплаты на автозаправочных станциях. В этом случае нет необходимости собирать доказательства наличия ГСМ. Компания сама проверяет стоимость всех горюче-смазочных материалов и получает платежные документы от эмитента карты через личный кабинет.
Счет и подтверждение из автосервиса. С их помощью можно проверить стоимость обязательного ремонта автомобиля и других расходов на дорогу, чтобы не терять машину в командировках.
Нужно ли проходить медосмотр и техосмотр
Обычная корпоративная карта водителя — 10. 12. 95 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения». Без него управление автомобилем невозможно. В путевом листе в графе «Сведения о путеводителе» делается отметка о прохождении медицинского осмотра.
Все юридические лица, использующие служебный автотранспорт для собственных нужд, обязаны перед рейсом (перед сменой) провести осмотр технического состояния (п. 2 Порядка издания приказа Минтранса России от 15. 01. 2021). Без этого процесса транспортное средство не должно быть допущено на линию. Отметки о прохождении технического осмотра указаны в маршрутном билете в графе «Сведения о транспортных средствах».
Допуск проводника без медицинского осмотра влечет наложение штрафа на компанию в размере до 50 000 в соответствии со статьей 11.32 Закона РФ «Об административных правонарушениях». Отсутствие в путевом листе водителя отметки о прохождении технического осмотра стоит 50 000 рублей в соответствии со статьей 12. 31 Кодекса об административных правонарушениях РФ.
Что делать в случае поломки или ДТП
Работник обязан уведомить своего непосредственного руководителя или вышестоящее руководство о происшествии в командировке. Это его обязанность в соответствии со статьей 21 Трудового кодекса Российской Федерации. Дальнейшие действия зависят от указаний начальника и характера незапланированной ситуации.
Несчастный случай в корпоративном автомобиле практически ничем не отличается от несчастного случая в личном автомобиле. Водитель должен следовать процедурам, предусмотренным ст. ст. 2.5, 2.6 и 2.6.1 ПДД. Если он виновен в ДТП, то его работодатель (компания, направившая его в командировку) возмещает ущерб пациенту.
Затем компания может уменьшить свои требования к водителю как виновнику аварии. Это означает, что она может сначала выплатить определенную сумму пациенту, а затем получить ее от сотрудника.
Если отстраненный сотрудник получил травму в результате ДТП, он имеет право на больничный. Работник имеет право на ежедневную компенсацию за все часы работы, проживание и оплату временной нетрудоспособности за все часы, в соответствии со статьей 25 правил №. 749. Если несчастный случай квалифицируется как несчастный случай на производстве, работник также имеет право на возмещение медицинских и страховых выплат.
Если автомобиль испорчен, необходимо немедленно сообщить об этом своему руководителю и следовать его указаниям. Если он одобрит ремонт корпоративного автомобиля за счет сотрудника или водителя, то автомобиль можно будет отремонтировать и продолжить поездку. Компания возместит эти расходы. Статья 168 Трудового кодекса разрешает возмещение других расходов, понесенных с разрешения и ведома работодателя.
Вмешавшийся работник имеет право на ежедневную компенсацию и возмещение расходов на проживание за все дни вынужденной задержки в командировке — положения 11 и 13 749 Положения №.
Какие отчётные документы собрать
Работник подает в бухгалтерию предварительную справку в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки. Если он путешествует на служебном автомобиле, то к справке необходимо приложить справку о фактической продолжительности пребывания в командировке. Если в маршруте есть вынужденные задержки из-за повреждения транспортного средства или дорожно-транспортных происшествий, сотрудник обосновывает их текстом.
Работник должен подтвердить расходы на пребывание в командировке и время, затраченное на нее. Расходы на ГСМ и эксплуатацию транспортного средства обосновываются транспортной службой или службой корпоративного транспорта.
Перед тем как сотрудник сошлется на выполнение служебной поездки на служебном автомобиле, он прилагается ниже.
Поездки на корпоративном автомобиле сопряжены с большими рисками для работодателя, чем обычные поездки на поезде, автобусе или самолете. Компании могут быть оштрафованы за возможные нарушения режима труда и отдыха водителя, а также за ошибки в путевой документации. Работодатели также выплатят компенсацию пациентам в случае несчастного случая, произошедшего по вине корпоративного автомобилиста.
Используйте сервис TUTU, чтобы снизить свои риски. Закрывайте отели, авиабилеты и железнодорожные билеты в одном месте, оплачивайте их банковской картой и получайте все бухгалтерские документы из офиса бухгалтера.
Читайте также.
Путевой лист на время командировки: образец 2021 года
С разрешения работодателя сотрудники имеют право путешествовать на автомобиле. Это не запрещено. В этом случае проверьте проездной билет на предмет стоимости командировки и бензина. В этой статье вы узнаете, как заполнить путевой лист для командировки, и найдете образец на 2021 год.
Зачем нужен путевой лист на время командировки
Работодатели могут перевозить своих сотрудников на служебном или личном автомобиле. В этом случае необходимо предъявить специальный проездной документ, независимо от вида транспорта.
Этот документ подтверждает, что сотрудник путешествовал на автомобиле по рабочим делам, а не по личным. Накладная также помогает списать в расходы суточные и бензин (письмо Минфина России от 20 апреля 2015 г. № 03-03-06/22368). Эксперты системы ГРАББУВ подскажут, какие еще документы можно использовать помимо командировочных удостоверений для подтверждения расходов на ГСМ.
Министерство транспорта утвердило новый регламент заполнения путевых листов (приказ № 368 от 11 сентября 2020 года). Новые правила вступят в силу с 1 января 2021 года.
Согласно новым правилам, путевой лист должен заполняться на все транспортные средства, используемые компанией или индивидуальным предпринимателем. Это означает, что положение старых правил о том, что коносамент должен составляться, если транспортное средство используется исключительно для перевозки пассажиров или грузов, было отменено.
В 2021 году было установлено, что даже транспортные средства, не перевозящие пассажиров, должны будут составлять коносамент. Однако здесь есть противоречие. В статье 6 Закона № 6 от 11 августа 2007 г. 259-ФЗ гласит, что путевой лист необходим только при перевозке пассажиров и грузов. Положения нового приказа были признаны не соответствующими закону от 11 августа 2007 г., ст. 259-ФЗ. Пока Минтранс никак не прокомментировал этот момент.
Обновить нормы о командировках. Есть определенные виды расходов, на которые налоговые органы обращают особое внимание. Однако правильное их указание в локальном акте значительно снижает риск претензий со стороны проверяющих. Примеры удачных и неудачных формулировок — в
Как оформить путевой лист на время командировки
Унифицированная форма этого документа утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78. Однако компании не обязаны использовать этот формат, так как имеют право самостоятельно составлять командировочные листы для служебных целей. Командировки сотрудников. Эксперты АФК «Система Главбух» рассказывают, кто должен составлять командировочные листы в 2021 году и в какой форме.
В разделе «Бланки» журнала «Главбух» вы найдете стандартные образцы заполнения различных видов путевых листов. Просто введите искомое в строку поиска, и вы найдете нужный вам образец.
Аренда транспортного средства с экипажем или без него зависит от того, заключили ли стороны договор аренды. Если в договоре аренды нет экипажа, арендатор фактически использует арендованное транспортное средство не по назначению и будет редактировать курс. См. рекомендации по созданию транспортной записки при аренде с экипажем.
Какие реквизиты заполнить в путевом листе на командировку
В транспортной записке уточняются все детали для Министерства транспорта. Ниже приведены простые правила заполнения основных необходимых данных. По мнению экспертов «Главбуха», в основных реквизитах подробно указано, какие существенные реквизиты должен содержать морской груз.
В названии груза укажите тип транспортного средства, на которое выдан документ. Номер указывается в хронологическом порядке в соответствии с принятой системой нумерации.
Информация о сроке действия отгрузки включает дату (число, месяц, год), когда отгрузка может быть использована. Кроме того, листы могут быть выданы более чем на один день. Это означает, что Министерство транспорта официально разрешает многодневные пересылочные карты. Если компания заполняет такой документ, то срок действия включает в себя дату (число, месяц, год), начало периода использования и дату окончания срока действия.
Правила заполнения информации о владении транспортным средством различаются в зависимости от владельца грузового автомобиля. Возможны два варианта. Первый заключается в том, что владельцем является организация. В этом случае в данных отражается название марки, организационно-правовая форма, местонахождение, номер телефона и ОГРН организации.
Второй вариант — владельцем машины является индивидуальный предприниматель. В этом случае в отправлении фиксируются фамилия, имя, отчество, если есть, почтовый адрес, телефон и основной регистрационный номер индивидуального предпринимателя.
С 1 октября 2020 года Минтранс запустил эксперимент по импорту электронных отправлений и электронных транспортных накладных для пассажиров и грузов. Цель эксперимента — отработка системы электронного документооборота и создание соответствующей нормативной базы. Переход на электронные документы запланирован на следующий год. Подробнее о том, кто может принять участие в эксперименте и кто сможет принять участие в эксперименте к 2020 году, читайте в рекомендациях по системе «Главбух», которая является частью учетных мероприятий.
Данные о транспортном средстве включают пять показателей.
В разделе, содержащем информацию о водителе, следует указать имя, фамилию и отчество (если таковое имеется). В этом разделе также следует записать дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) медицинского осмотра водителя до и после поездки. В этом разделе описываются вторичные осмотры, требуемые по закону.
Записывается информация о перевозке, включая сведения о типе связи и виде транспорта.
Министерство транспорта предупредило компании о необходимости оформлять путевые листы на каждую поездку и уделять внимание техническому и медицинскому осмотрам. Выполнить это требование министерства не так-то просто. Однако в некоторых случаях можно воспользоваться лазейкой, если не прикладывать к счетам отметки о прохождении технического и медицинского осмотра или выписывать один счет на несколько поездок. Для получения дополнительной информации см.
Шаблон заполнения счетов-фактур на командировки в 2021 году
Ниже приведен пример заполнения командировочного удостоверения, действительного с 2020 года. Мы обновим форму, как только Минтранс опубликует заполненный образец с новыми реквизитами.