Не менее важно выявить наличие излишних материальных ценностей на складе и признаки действий, направленных на сокрытие этих излишков при проведении запасов.
Невыявленные излишки производственных запасов в производстве и на складах создаются прежде всего с целью
Способы сокрытия излишков при переписи во многом схожи, но зеркальны по отношению к вышеупомянутым способам сокрытия недостач. К ним относятся следующие методы.
При выявлении излишков описанным выше способом следователь должен выяснить причины этих нарушений, провести тщательный допрос членов инвентаризационной комиссии и выявить соучастников.
При расследовании хищений важно не только выявить событие фальсификации переписных документов, но и определить роль в преступлении определенных лиц, например, документов, членов переписного совета и бухгалтерского персонала. Для этого, наряду с анализом документов, проводятся допросы, следственные действия, графики и другие следственные действия. Кроме того, знание процесса переписи и анализ качественных результатов позволяет сформулировать возможные теории злоупотреблений и, наоборот, уточнить материальную ценность конкретного лица за определенный период времени при расследовании хищений.
При необходимости по инициативе исследователя заказываются дополнительные или повторные описи. Основания для их проведения следующие.
Внесение переписи в инициативы правоохранительных служб — один из самых эффективных способов сбора и консолидации фактических данных, которые могут быть использованы в качестве доказательств по уголовному делу.
Как скрывают недостачу
На первый взгляд, процесс инвентаризации может быстро предоставить информацию о текущем состоянии управления запасами в магазине или на складе. Однако в конечном итоге такой подход не всегда гарантирует точность и достоверность результатов. Сотрудники могут использовать различные заговоры, чтобы избежать или уменьшить ответственность.
Один из способов избежать ответственности — скрыть недостачу вообще или заплатить не ту сумму, которую нужно. В данном случае первый вариант зависит от добросовестности и аккуратности сотрудника, а второй определяется политикой компании и условиями договора о материальной ответственности. Рассмотрим эти два подхода более подробно.
Как можно скрыть недостачу?
Чтобы скрыть недостатки, работники могут фальсифицировать результаты переписи или саботировать процесс. В первом случае бухгалтерские остатки могут быть изменены без ущерба для фактических остатков, но данные в системе учета могут быть сфальсифицированы. Например, информация о движении запасов может быть изменена задним числом или могут быть созданы ложные записи в базе данных. Это может привести к неточным остаткам в системе учета и путанице в работе переписных комиссий.
Фальсификация результатов переписи Причины и способы устранения
Для решения этих проблем рекомендуется разделить процесс на два этапа. Сначала следует подготовить базу данных к переписи, закрыв период и восстановив последовательность данных за несколько дней до начала процесса. На втором этапе, после того как результаты инвентаризации будут загружены в систему, необходимо перепроверить движение запасов и закрыть период до создания запасов. Результаты переписи можно считать достоверными с точки зрения концентрации дефицита. Такой подход обеспечивает исправление очевидных фиктивных записей, выявление ошибок в базе данных и максимальную точность результатов переписи.
Поэтому, чтобы обеспечить быстрый и точный подсчет количества магазинов, необходимо принять меры по предотвращению фальсификации результатов, учитывая возможность уклонения сотрудников. Разделив процесс на два этапа — подготовку базы данных и перепроверку после переписи, — можно выявить и устранить потенциальные ошибки, обеспечив надежные и точные результаты.
Вторая возможность фальсификации связана с манипулированием балансами переписи. Для этого могут быть использованы следующие методы
Серьезной проблемой для компаний является оверстокинг, то есть сотрудники, активно препятствующие проведению переписи. Сотрудники могут манипулировать данными о запасах, предоставляя неточные или неполные сведения. Однако существуют способы борьбы с этим явлением, например, привлечение независимых аудиторов из других торговых точек и использование методологий учета, гарантирующих быстрый и точный сбор данных.
Второй способ избежать ответственности связан с возможностью заплатить меньше стоимости украденного товара. Условия возмещения этой недостачи зависят от политики компании. Как правило, существует четыре варианта возмещения
Однако в контексте борьбы с воровством предпочтительным является только вариант восстановления недостачи по розничной цене. Возникает вопрос, почему именно этот вариант является наиболее предпочтительным.
Отклонения бывают двух видов: недостачи и излишки. Недостачи могут возникать при краже товара работником или покупателем, а также при краже товара в результате кассовых махинаций, поскольку фактический остаток товара недостаточен, при этом покупателю достаются не только деньги из кассы, но и товар, поставленный ему без оплаты. Единственное исключение, которое может оправдать сотрудника, — это когда товар украден клиентом; во всех остальных случаях сотрудник должен быть наказан. Операторы также могут стать причиной недостач из-за плохой бухгалтерии или излишков из-за неправильного приема или неправильного вывоза товаров. Еще один случай — чрезмерные перестановки, которые могут вызвать как недостачи, так и излишки. Перестановки можно разделить на «хорошие» и «плохие». Хорошая» пересортица возникает, когда сотрудник берет не тот вид по не той цене, например, разные цветные виды по одной и той же цене. Плохой» перебор свидетельствует о злоупотреблениях, когда вид попадает по более низкой цене. Что касается излишков, то ситуация аналогична, поскольку наличие значительного количества фактических излишков означает, что сотрудники приносят свои собственные товары и продают их в магазине.
Организация правильного подхода к устранению недостатков работников — важная задача руководства компании. В этом контексте важно учитывать следующие аспекты.
Прежде всего, стоит отметить, что излишки высот, будь то излишки или недостачи, не должны доставаться рабочим, поскольку они свидетельствуют о злоупотреблениях или серьезных бухгалтерских ошибках. Стоимость компенсации за недостачи может подтолкнуть персонал к воровству, поскольку дает ему возможность приобретать товары с наименьшими затратами.
Однако следует учитывать и возможность снижения размера естественной убыли. В секторе розничной торговли физические потери институционализированы, и их стоимость может отличаться от бухгалтерских потерь конкретной организации. Важно помнить, что естественная убыль может составлять до 0,5 % от дневного оборота. Это очень большой размер.
Еще одна проблема, связанная с возмещением недостач, — возможность манипулирования розничными ценами. Приобретая недостачи по розничным ценам или на складе, сотрудники могут фиктивно переоценивать товары в базе данных и занижать стоимость недостач ключевых товаров. Таким образом, они могут получить меньшее вознаграждение и впоследствии вернуть цены на прежний уровень. Для выявления такого мошенничества можно ввести контроль розничных цен, чтобы ограничить право изменять цены.
В целом, надлежащее возмещение недостачи требует тщательного учета физических потерь, контроля розничных цен и мер по предотвращению возможного мошенничества с недостачей. Чтобы обеспечить эффективный и справедливый процесс возмещения ущерба сотрудникам, эти меры должны быть включены в политику компании и строго соблюдаться.
Фальсификация результатов переучета: как избежать и как бороться?
В этой статье мы рассмотрим инвентаризацию и нюансы, которые позволяют сотрудникам избежать неправомерного использования товаров.
На первый взгляд, инвентаризация — лучшее решение проблемы, позволяющее быстро получить представление о состоянии запасов в магазине или на складе. Однако это решение ошибочно, поскольку работники стараются сделать так, чтобы не нести за это ответственности или нести ее лишь частично.
Поэтому существует два возможных способа избежать ответственности Либо полностью скрыть недостачу, либо заплатить меньше, чем вся недостача. Первый вариант полностью зависит от персонала, в то время как второй определяется в первую очередь политикой компании, то есть методом возмещения недостачи, принятым в компании и прописанным в договоре о материальной ответственности. Оба этих способа рассмотрены подробно.
Как скрыть недостачу?
Здесь есть два решения. Первое — фальсификация результатов пересчета голосов, второе — препятствование пересчету. Фальсификация приводит к тому, что недостача остается невидимой, а саботаж — к тому, что результаты учета не отражаются вообще.
Фальсификация результатов пересчета: ситуация и как с ней бороться
Как же сотрудники могут исказить результаты пересчета в магазине? Во-первых, может быть изменен бухгалтерский баланс. Это значит, что фактические остатки остаются прежними, но изменения в системе учета делают недостачу невидимой или неделимой за счет общего недочета других. В этом случае, например, сотрудник задним числом переделывает движение товара или формирует неправильное движение товара в базе данных. Таким образом, остальная часть учетной системы заведомо ошибается, и комиссия оказывается в замешательстве. Бороться с этим можно в два этапа: во-первых, подготовка базы пересчета (вернуться к пересчету на «кривой» базе невозможно; во-вторых, подготовка базы пересчета («кривая» база — не «кривая» база). Подготовка должна быть проведена дней до инвентаризации и для восстановления порядка), а второй этап наступает, когда результат пересчета отклоняется программой — необходимо установить фиксированный период. Период закрыт до самой инвентаризации, после чего только ее результат может быть передан в пункт сбора. В этом случае есть время исправить очевидные фиктивные движения товаров и отловить очевидные некорректности, которые могли произойти на базе. В этом случае вы можете быть уверены, что результаты инвентаризации максимально корректны.
Вторая разновидность фальсификации работает непосредственно с фактическим остатком товара (подгонка фактического остатка под бухгалтерский баланс). Здесь существуют различные «подварианты»:
Сверхлегендарное нарушение.
В этом разделе рассматриваются действия, которые позволяют сотрудникам нарушать баланс товара. Могут обеспечивать ложный баланс или отдых. Если сотрудники заинтересованы в саботаже запасов, они найдут способы и средства для этого. Эту проблему можно решить, наняв независимого контролера в отдельном магазине и применив методику товародвижения, которая обеспечивает максимально быстрый и точный сбор данных.
Как заплатить меньше?
Как уже упоминалось, второй способ избежать ответственности предполагает возможность заплатить за последствия меньше, чем стоимость украденных товаров. Эта перспектива полностью зависит от политики компании. В целом существует четыре варианта возмещения недостачи
Однако с точки зрения борьбы с воровством верным является только один репрезентативный вариант — поиск розничной цены. Возникает резонный вопрос — почему именно этот вариант?
Существует два типа отклонений: недостачи и излишки. Недостачи вызваны тем, что фактический остаток очень мал (товар украден сотрудником или покупателем или в результате кассового мошенничества, когда в кассе нет денег, а товар отдан покупателю, товар, украденный покупателем, может быть прощен персоналу, в противном случае персонал должен быть наказан штрафом ), много остатков на счетах (характеризуется нарушением бухгалтерского учета, когда регистрируются ненужные доказательства, а остатки на счетах реальны или удаленные товары, но документ об удалении не оформлен. (В обоих случаях это грубая ошибка оператора). Другой вариант — излишняя задолженность (т. е. излишняя ориентация по результатам переписи). Это не отражается в документации в течение отчетного периода) создает как недостачи, так и излишки. И недостачи, и излишки. Переориентация приравнивается к «хорошей», когда сотрудники могут запутаться и поверить, что попали, например, в эквивалент кассового аппарата, но другого цвета. Дистанция «плохо» — это неровный гиперлог, непосредственный признак злоупотребления, когда товар бьется по более дешевой цене элемента. Это то же самое, что и излишек, но реального излишка не происходит. Это означает, что персонал приносит свои собственные продукты и продает их в магазины.
Как правильно взыскать недостачу с сотрудников?
Таким образом, можно сделать следующие выводы Нет абсолютно никаких причин разрешать сотрудникам браковать в размере излишков, потому что отклонения, будь то излишки или недостачи, представляют собой непосредственные злоупотребления или грубые бухгалтерские ошибки. Отнесение недостач на себестоимость означает, что вы продаете сотрудникам товары по себестоимости, что сразу же стимулирует персонал к воровству.
Однако не секрет, что в розничной торговле продуктами питания естественная убыль регулируется законом, поэтому персонал будет вправе вычесть сумму физической потери из суммы недостачи. различные причины в вашем бизнесе. Следует также признать, что физические потери могут составлять до 0,5 % от оборота в день. Это очень значительный процент.
Еще один момент, имеющий отношение к восстановлению, — это возможность манипулирования розничными ценами. При восстановлении дефицита розничных цен и информировании персонала об акциях сотрудники могут внести фиктивные корректировки в базу данных, занизить величину дефицита до базового вида, получить меньший штраф и вернуть ту цену, которая стала необходимой. Задержать такое мошенничество можно, подтвердив розничную цену и, кроме того, ограничив право на ее изменение.
Как обмануть руководство розничной сети, или почему инвентаризация должна быть независимой?
Рубль рухнул, цены растут, сами люди продолжают работать в магазинах и аптеках, а приходят все те же покупатели. Как можно сократить расходы? Как уменьшить покрытие и избежать брака? Ольга Кузнецова, основатель и руководитель компании Orrla, рассказывает о независимой переписи, ее преимуществах и опасностях проведения независимой переписи.
Инвентаризация — один из основных методов финансового менеджмента, предполагающий подсчет товаров (или других активов компании) и согласование этого результата с данными бухгалтерского учета. В принципе, к переписи привлекаются сотрудники компании, но практика показывает, что такое решение не самое эффективное. Во-первых, в переписи не должны участвовать сотрудники, несущие материальную ответственность и имеющие доступ к данным бухгалтерского учета по остаткам товаров. Во-вторых, не все компании могут обеспечить необходимый уровень технологий и необходимое количество сотрудников. Например, за выходные можно отредактировать 2,5 миллиона объектов! Сколько штатных сотрудников и сколько смен могут справиться с таким объемом? В-третьих, инвентаризация должна быть непредсказуемой. Процесс не должен быть разбит на части, все должно делаться одним движением. Это одно из самых важных условий, соблюдение которого гарантирует, что инспекторы увидят реальное истинное положение дел в бизнесе.
По роду своей работы я знаю внутреннюю статистику многих торговых сетей. Согласно им, даже в тех магазинах, где картотека ведется без нарушений, ошибки могут достигать 10-15 %. Проиллюстрирую этот факт на примере переписи магазинов бытовой техники, где товары с продукцией не открыты. В этом случае сам товар может отсутствовать в магазине (если его взял сотрудник или если он продавался без упаковки). Однако пустая упаковка учитывается, и товары продолжают существовать на балансе.
Одно из главных преимуществ независимой переписи — нулевое снижение рисков, связанных с преднамеренной деформацией результатов инвентаризации. Например, если перепись проводят сотрудники аптеки или магазина, то больше вероятности, что результаты пересчета будут «подогнаны» под бухгалтерский баланс. Часто в бизнесе нет недостач, но может возникнуть дефицит товаров или денег. В таких случаях речь может идти о нерациональности сотрудников.
Какими способами могут искажаться результаты инвентаризации?
Каждая инвентаризация напрямую влияет на прибыль материальных работников. Чтобы скрыть имеющиеся недостатки, результаты инвентаризации могут быть искажены таким образом, чтобы избежать экономических последствий контроля.
Как говорится, у каждого сарая своя погремушка. Некоторые примеры мошенничества из практики включают
Подмена штрих-кодов — распространенный способ мошенничества. Продавцу в фирменном магазине очень нравится дорогая кожаная куртка, которую он продает. Затем он идет с ней домой и вешает штрих-код на пару носков или дешевую рубашку. За это мошенник честно платит и удаляется. С акциями проблем нет, так как штрих-коды с самых дорогих предметов сметаются, как будто они все еще есть на складе. Согласуйте штрих-код на товаре, чтобы это несоответствие было обнаружено сразу.
Немедленная замена товара. В этих случаях на место удаленного (или проданного) товара ставится более дешевый товар из той же группы (например, дорогие мужские туфли заменяются более дешевыми). Во время переписи самый дешевый товар считается более дорогим, и недостача не обнаруживается. Опять же, сотрудник открывает коробку и контролирует наличие и соответствие вложенного товара.
Подделка результатов. Если у менеджера по инвентаризации есть доступ к данным учета, результаты инвентаризации могут быть просто подделаны (например, один и тот же объект сканируется много раз по данным учета). Разумеется, такой риск не возникает, поскольку независимые менеджеры по переписи не имеют доступа к данным учета и не заинтересованы в «подтасовке» в любом случае.
Пустые или неполные расчеты упаковки. Например, в аптеках лекарства продаются поштучно, а коробки продаются без открытых пакетов «КолдРекс» на складе, но с полным расчетом.
Неправильный учет мелких товаров. Как правило, мелкие товары поставляются в больших упаковках, коробках, например, по 10, 50, 100 и т. д. Единицы. При инвентаризации мелкие партии часто учитываются не поштучно, а по таким упаковкам. В этом случае всегда есть вероятность пропажи товара, если не вскрыть большую упаковку.
Даже если нет злого умысла, при неправильном выполнении работы товары могут быть пересобраны. В любом случае излишек или недостаток не имеет значения. Кроме того, повторный отбор препятствует продажам, а значит, и функционированию денег. А что, если товар скоропортящийся? Именно это и происходит. В масштабах розничной сети такие ошибки обходятся дорого, а потери могут достигать миллионов рублей.
Как успешно провести инвентаризацию?
Несколько советов тем, кто выбирает складского подрядчика:
— Проведите исследование рынка, поговорите с коллегами и выберите компанию, которая будет проводить инвентаризацию. Попросите возможных подрядчиков рассчитать стоимость внешней переписи и сравнить ее с затратами на собственный персонал. Результаты могут вас удивить.
— Выясните, какие технологии и подходы использует компания, проводящая перепись. Будьте гибкими в своих требованиях и инвентаризации, чтобы удовлетворить все ваши потребности. Как бы вы описали зоны? Что произойдет, если в одной из зон возникнет несоответствие? Как быть с выверкой? В каком формате вы получаете данные о балансе? Спросите о тестировании переписи — некоторые компании предлагают такую возможность.
— Не сообщайте основным сотрудникам о предстоящих проверках.
— Проводите инвентаризацию от начала до конца, без перерывов на выходные и праздники, чтобы обеспечить достоверность результатов.
Следует помнить, что использование серверного оборудования и терминалов сбора данных, передающих информацию напрямую на сервер по Wi-Fi, позволяет быстрее обрабатывать данные и вести онлайн-мониторинг каждого счетчика. Данные сразу же обрабатываются специализированным программным обеспечением при пересчете товаров, специально разработанным для балансовых запасов. Программа не может быть обманута и полностью исключает человеческий фактор. Товары сканируют учетчики — обученные профессионалы, которые ежедневно проводят инвентаризацию. Они аккуратны и «внимательны».
Получаемая в результате независимая инвентаризация не только гарантирует полную достоверность результатов, но и экономит время и ресурсы коммерческих компаний благодаря быстрому, последовательному и профессиональному подсчету остатков.
detector